Kasse machen, aber richtig !!!

Das ordnungsgemäße Kassenbuch

Bei bargeldintensiven Geschäften ist eine Kassenführung , die den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung entspricht unabwendbar, um bei einer Betriebsprüfung hierzu keine Probleme zu bekommen.

Wer muss ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen?

Wenn der Unternehmer nach dem Handelsrecht oder Steuerrecht verpflichtet ist Bücher zu führen hat er die Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften nach §§ 238 ff HGB, und §§ 140 ff AO zu beachten. Er hat damit auch eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung nachzuweisen.

Wird bei einer Einnahmen- Überschussrechnung kein Kassenbuch geführt, so hat der Unternehmer dennoch die Pflicht über eine nachvollziehbare Dokumentation aller Bargeldbewegungen zu führen und regelmäßig einen Kassensturz vorzunehmen und zu dokumentieren.

 

Arten der Kassenbuchführung

Der Unternehmer kann eine Kasse ohne jegliche technische Unterstützung über die manuelle Eintragung aller Bargeldbewegungen in ein im Handel erhältliches Kassenbuch führen.

Für elektronische Registrierkassen muss ein Zertifikat über die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung vorliegen. Es sind die täglichen Tageseinnahmenbons (sog. Z-Bons) aufzubewahren.

Die Kassenführung kann aber über eine PC-Kasse erfolgen. Hier sollte eine zertifizierte Software verwendet werden.

Anforderungen an ein Kassenbuch

Die Eintragungen im Kassenbuch sind am gleichen Tag bzw. spätestens am Folgetag vorzunehmen. Das Kassenbuch darf keine Leerzeilen haben. Die Aufzeichnungen dürfen nicht mit Bleistift gemacht werden. Vorgenommene Korrekturen sind vom Unternehmen abzuzeichnen und müssen nachvollziehbar sein, der ursprüngliche Eintrag muss noch lesbar sein. Der Kassenstand ist in regelmäßigen Abständen abzugleichen und zu dokumentieren. Zu jeder Kassenbewegung gehört ein Fremd bzw. Eigenbeleg.

Die Kassenbücher und die zur Nachvollziehbarkeit erforderlichen Unterlagen (z.B. Fremdbelege, Eigenbelege, Tagesendsummenbons der elektronischen Registrierkassen (sog. Z-Bons), Preislisten, Speisekarten) müssen während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren verfügbar und lesbar sein. Die elektronischen Kassendaten müssen ebenfalls 10 Jahre gespeichert werden und bei Bedarf wieder im System abrufbar sein.

 

Mein Tipp

Unternehmen, die nicht zur Führung einer ordnungsgemäßen Kasse nach dem Handels- oder Steuerrecht verpflichtet sind ( z.B. Kleingewerbe mit der Gewinnermittlung der Einnahmen- Überschussrechnung) sollte bei großem Barzahlungsverkehr (z.B. Gastronomie, Einzelhandel) trotzdem ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen. Somit können sie bei einer evt. Betriebsprüfung die Dokumentationspflicht in vollem Umfang gewähren um keine Gefahr der Verwerfung einer ordnungsgemäßer Buchführung und somit einer Hinzuschätzung der Einnahmen zu laufen.